Обмен электронными документами (Такском-Файлер)
Такском-Файлер – система обмена любыми первичными (учетными) документами через Интернет, которая позволит Вам работать со своими клиентами, партнерами, поставщиками, подразделениями без бумаги, обмениваясь документами (счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные и пр.) в электронном виде.
Процесс отправки и получения электронных документов через Такском-Файлер аналогичен принципу сдачи отчетности в электронном виде.
Все документы подписываются электронной цифровой подписью с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации.
Виды электронных документов, пересылаемых системой Такском-Файлер:
Первичные и учетные бухгалтерские документы: договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры, приходные ордера и т.п.
Организационные документы: приказы, распоряжения, регламенты, доверенности.
Сопроводительные документы:информационные письма, отчеты, приказы, регламенты, рекламные и другие материалы.
Как и в системе сдачи отчетности, компания «Такском», являясь оператором электронного документооборота, гарантирует доставку пакета электронных документов от отправителя к получателю с подтверждением даты и времени отправки.
Технические характеристики системы Такском-Файлер, обеспечивающие безопасность электронного документооборота:
Обеспечение безопасности на физическом, канальном, сетевом и транспортных уровнях.
- Высокая степень защищенности оборудования от несанкционированного доступа.
- Безопасность конфиденциальной информации, в том числе персональных данных.
- Весь обмен между клиентским ПО и системой Такском-Файлер осуществляется по защищенному сетевому соединению.
- Удостоверяющий центр компании «Такском» функционирует на базе сертифицированных средств криптографической защиты информации.
- Удостоверяющий центр входит в сеть доверенных УЦ ряда государственных органов, в частности: ФНС РФ, ПФР РФ, Росстат, ФСС.
Обеспечение безопасности на прикладном уровне.
- Защита от потери или повреждения данных.
- Использование ЭЦП для обеспечения неизменности и аутентичности документов, как между контрагентами, так и между Оператором Такском и контрагентами.
- Все криптооперации над электронными документами в системе происходят только на клиентской стороне без передачи закрытых ключей и сертификатов на сервер.
Документы при работе с Такском-Файлер передаются моментально и имеют юридическую значимость: при необходимости, Вы всегда сможете предъявить их в налоговой инспекции или другом ведомстве.
Преимущества перехода на Такском-Файлер:
- Возможность за считанные секунды обмениваться бухгалтерскими, организационными и сопроводительными документами со своими контрагентами, филиалами, налоговыми органами.
- Экономия времени (Вы не ждете неделями, пока «придут» оригиналы документов). Отправленные Вами документы молниеносно достигают адресата в любой географической точке.
- Сокращение расходов (на бумагу, печать, хранение, почтовые или курьерские услуги).
- Оптимизация бизнес-процессов (исключение дублирующих функций, сокращение избыточных операций).
- Гарантированная доставка документов (потери «в пути» исключены).
- Надежная защита передаваемых документов (конфиденциальность обмена документами защищена электронной цифровой подписью).
- Совместимость системы Такском-Файлер с любыми бухгалтерскими программами (1С, SAP, Oracle и т.д.).
- Быстрый поиск любого документа в электронном архиве.
- Юридическая значимость документооборота.
По расчетам специалистов компании «Такском», внедрение электронных счетов-фактур поможет сэкономить 60–80% затрат по сравнению с применяемой традиционной системой бумажного оборота счетов-фактур. Следовательно, бизнес в среднем может сэкономить 1–2% от валового оборота, перейдя с бумажных на электронные счета-фактуры.
Для подключения к системе Вам необходимо:
1. Заполнить заявку.
При заполнении заявки обязательно укажите:
- адрес электронной почты для отправки подготовленных на основании заказа документов и счетов;
- при необходимости укажите потребность в приобретении USB-ключа и СКЗИ КриптоПро для того, чтобы Вам были выставлены соответствующие счета.
2. Отправить заявку в ООО «Такском».
В течение суток на адрес электронной почты, указанный Вами при заполнении Заявки, Вы получите:
- форму Заявления о присоединении к Регламенту Удостоверяющего центра ООО «Такском», заполненную на основании данных заказа на заключение Соглашения с УЦ ООО «Такском»;
- форму Заявления на изготовление сертификата ключа подписи;
- перечень документов (в том числе правила их оформления), подтверждающих сведения, содержащиеся в сертификате ключа подписи;
- форму Доверенности, выдаваемой уполномоченному представителю на представление документов и получение ключевой информации (в случае представления документов и получения ключевой информации не владельцем сертификата);
- счет на оплату ЭЦП для участия в системе Такском-Файлер;
- счет на оплату программных и др. продуктов (при необходимости);
- Формы доверенностей на получение программных и др. продуктов (при необходимости);
- памятку, содержащую информацию о дальнейших действиях, правила оформления документов и т.п.
3. Приехать к нам в офис, г.Киров, ул.Ленина, д.68 (не ранее, чем через 2 банковских дня после оплаты счетов):
При посещении офиса Вам необходимо иметь с собой следующие документы:
- паспорт или другой документ удостоверяющий личность;
- оформленные документы для заключения Соглашения и получения сертификата ключа подписи (согласно «Памятки клиента»), полученные от ООО «Такском», включая доверенности на получение дополнительно заказанных продуктов (при необходимости) .
4. После заключения Соглашения Вы получите:
- уведомление о заключении Соглашения с УЦ ООО «Такском», содержащее реквизиты договора;
- средство доступа к Удостоверяющему центру для получения сертификата ключа подписи;
- акт приема-передачи ключевой информации (1 экз.);
- счет-фактура (1 экз.);
- акт выполненных работ (1 экз.);
- дополнительно заказанные продукты и сопутствующие первичные бухгалтерские документы (в случае их заказа).
При возникновение вопросов – звоните к нам в офис по телефонам 71-49-10,