Обмен электронными документами (Такском-Файлер)

Такском-Файлер – система обмена любыми первичными (учетными) документами через Интернет, которая позволит Вам работать со своими клиентами, партнерами, поставщиками, подразделениями без бумаги, обмениваясь документами (счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные и пр.) в электронном виде.

Процесс отправки и получения электронных документов через Такском-Файлер аналогичен принципу сдачи отчетности в электронном виде.

Все документы подписываются электронной цифровой подписью с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации.

Виды электронных документов, пересылаемых системой Такском-Файлер:

Первичные и учетные бухгалтерские документы: договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры, приходные ордера и т.п.

Организационные документы: приказы, распоряжения, регламенты, доверенности.

Сопроводительные документы:информационные письма, отчеты, приказы, регламенты, рекламные и другие материалы.

Как и в системе сдачи отчетности, компания «Такском», являясь оператором электронного документооборота, гарантирует доставку пакета электронных документов от отправителя к получателю с подтверждением даты и времени отправки.

Технические характеристики системы Такском-Файлер, обеспечивающие безопасность электронного документооборота:

Обеспечение безопасности на физическом, канальном, сетевом и транспортных уровнях.

  • Высокая степень защищенности оборудования от несанкционированного доступа.
  • Безопасность конфиденциальной информации, в том числе персональных данных.
  • Весь обмен между клиентским ПО и системой Такском-Файлер осуществляется по защищенному сетевому соединению.
  • Удостоверяющий центр компании «Такском» функционирует на базе сертифицированных средств криптографической защиты информации.
  • Удостоверяющий центр входит в сеть доверенных УЦ ряда государственных органов, в частности: ФНС РФ, ПФР РФ, Росстат, ФСС.

Обеспечение безопасности на прикладном уровне.

  • Защита от потери или повреждения данных.
  • Использование ЭЦП для обеспечения неизменности и аутентичности документов, как между контрагентами, так и между Оператором Такском и контрагентами.
  • Все криптооперации над электронными документами в системе происходят только на клиентской стороне без передачи закрытых ключей и сертификатов на сервер.

Документы при работе с Такском-Файлер передаются моментально и имеют юридическую значимость: при необходимости, Вы всегда сможете предъявить их в налоговой инспекции или другом ведомстве.

Преимущества перехода на Такском-Файлер:

  • Возможность за считанные секунды обмениваться бухгалтерскими, организационными и сопроводительными документами со своими контрагентами, филиалами, налоговыми органами.
  • Экономия времени (Вы не ждете неделями, пока «придут» оригиналы документов). Отправленные Вами документы молниеносно достигают адресата в любой географической точке.
  • Сокращение расходов (на бумагу, печать, хранение, почтовые или курьерские услуги).
  • Оптимизация бизнес-процессов (исключение дублирующих функций, сокращение избыточных операций).
  • Гарантированная доставка документов (потери «в пути» исключены).
  • Надежная защита передаваемых документов (конфиденциальность обмена документами защищена электронной цифровой подписью).
  • Совместимость системы Такском-Файлер с любыми бухгалтерскими программами (1С, SAP, Oracle и т.д.).
  • Быстрый поиск любого документа в электронном архиве.
  • Юридическая значимость документооборота.

Такском-Файлер

По расчетам специалистов компании «Такском», внедрение электронных счетов-фактур поможет сэкономить 60–80% затрат по сравнению с применяемой традиционной системой бумажного оборота счетов-фактур. Следовательно, бизнес в среднем может сэкономить 1–2% от валового оборота, перейдя с бумажных на электронные счета-фактуры.

Для подключения к системе Вам необходимо:

1. Заполнить заявку.

При заполнении заявки обязательно укажите:

  • адрес электронной почты для отправки подготовленных на основании заказа документов и счетов;
  • при необходимости укажите потребность в приобретении USB-ключа и СКЗИ КриптоПро для того, чтобы Вам были выставлены соответствующие счета.

2. Отправить заявку в ООО «Такском».

В течение суток на адрес электронной почты, указанный Вами при заполнении Заявки, Вы получите:

  • форму Заявления о присоединении к Регламенту Удостоверяющего центра ООО «Такском», заполненную на основании данных заказа на заключение Соглашения с УЦ ООО «Такском»;
  • форму Заявления на изготовление сертификата ключа подписи;
  • перечень документов (в том числе правила их оформления), подтверждающих сведения, содержащиеся в сертификате ключа подписи;
  • форму Доверенности, выдаваемой уполномоченному представителю на представление документов и получение ключевой информации (в случае представления документов и получения ключевой информации не владельцем сертификата);
  • счет на оплату ЭЦП для участия в системе Такском-Файлер;
  • счет на оплату программных и др. продуктов (при необходимости);
  • Формы доверенностей на получение программных и др. продуктов (при необходимости);
  • памятку, содержащую информацию о дальнейших действиях, правила оформления документов и т.п.

3. Приехать к нам в офис, г.Киров, ул.Ленина, д.68 (не ранее, чем через 2 банковских дня после оплаты счетов):

При посещении офиса Вам необходимо иметь с собой следующие документы:

  • паспорт или другой документ удостоверяющий личность;
  • оформленные документы для заключения Соглашения и получения сертификата ключа подписи (согласно «Памятки клиента»), полученные от ООО «Такском», включая доверенности на получение дополнительно заказанных продуктов (при необходимости) .

4. После заключения Соглашения Вы получите:

  • уведомление о заключении Соглашения с УЦ ООО «Такском», содержащее реквизиты договора;
  • средство доступа к Удостоверяющему центру для получения сертификата ключа подписи;
  • акт приема-передачи ключевой информации (1 экз.);
  • счет-фактура (1 экз.);
  • акт выполненных работ (1 экз.);
  • дополнительно заказанные продукты и сопутствующие первичные бухгалтерские документы (в случае их заказа).

При возникновение вопросов – звоните к нам в офис по телефонам 71-49-10, 35-80-66.